ההיערכות הסניף לקבלת הלקוחות מתחיל כבר בערב של יום לפני- איך מכינים את המחלקה לפתיחה?

1.הכנות למוכנות בוקר

• בידקו תוקף של המוצרים
• בצעו FIFO בויטרינות ובמקררי הגיבוי
• מלאו את הסחורה בויטרינות
• סדרו ויישרו פרונטים בשירות עצמי

2. שמירה על הטריות

עטפו כל מוצר בנפרד בניילון נצמד

3. סדר וניקיון-

• פרקו את מכונות הפריסה ונקו אותן.
• נקו את משטחי העבודה והניחו אותם לייבוש.
• נקו את הצלחות, הכפות וכלי החיתוך.
• נקו את הוויטירינות.

4. בדיקת טמפרטורות

וודא כי טמפרטורת המקררים במחלקה הינה בין 0-4 מעלות צלזיוס

המחלקה עונה להגדרה “מוכנות בוקר” כאשר המחלקה מסודרת ומוכנה למכירה לקראת הלקוח הראשון של היום. כיצד נדאג למוכנות הבוקר?

1. בדיקת טמפרטורת

עברו בין המקררים במחלקה ווודאו כי טמפרטורת המקררים במחלקה הינה בין 0-4 מעלות צלזיוס.

2. אוורור סחורה

• הסירו ניילונים צמודים (חוץ מבגבינות הקשות).
• הכניסו כפות לקערות.

3. הכינו את הסחורה

• עברו על הסחורה במחלקה ובדקו סחורה פגת תוקף- את מדבקות התוקף יש לשמור על פי
  הוראות הוטרינר.
• בצעו FIFO ומלאו סחורה מהגיבוי במידת הצורך תוך הקפדה על סידור הסחורה.

4. ביצוע הזמנות

• בצעו השמדות / החזרות בהתאם למוצר וההסכם מול הספק
• בצעו הזמנות לפי זמני שידור

5. סדר, ארגון וניקיון

• סדרו קופסאות וניירות אריזה.
• הרכיבו את מכונות הפריסה.
• סדרו את הפרונטים של מקררי התצוגה והוויטרינות השונות
• וודאו שהמחלקה נקייה לקבלת הלקוחות וכי המעברים במחלקה פנויים

6.תדריך לעובדים

• כנסו את עובדי המחלקה טרם פתיחת המחלקה לקהל הלקוחות וסקרו בפניהם את המצב הקיים לפי המדדים העיקריים:
• מוצרי רבי \ דלי מכר
• נתח
• פדיון המחלקה.
• העבירו דגשים יומיים בנוגע למוצרים מקודמים, מותג פרטי או מוצרים במבצע

במהלך היום

1.שמרו על סדר וניקיון המחלקה של הפלנוגרמות

2.בצעו הזמנות לפי זמני שידור

3.בצעו השמדות / החזרות

4.תנו שירות וקדמו מכירות להגדלת הפידיון

• סדר במחלקה

1.וודאו תצוגת סחורה מלאה ואסתטית למשיכת הלקוחות.
2.וודאו תאימות השילוט והמחירים במקררי הסחורה.

• ניקיון
  הקפידו על ניקיון משטחי העבודה, המשקלים, מכונות הפריסה וויטרינות התצוגה.
  לקוחות המחלקה ימנעו מרכישה במידה והמחלקה לא תראה להם נקייה דיו.
• פלנוגרמות
  וודאו כי הסחורה מסודרת על פי הפלנוגרמות. עברו ובדקו את סידור המעדניה החלבית, הנקניקים הפסטרמות וכן, את סחורת השירות העצמי.
• אימות מחירים ומילוי מחדש
  בצעו אימות מחירים ע”י סריקת הסחורה באמצעות המסופון, עשו זאת תוך מילוי סחורה והקפדה על שרשרת הקירור וסידור ע”פ הנהלים.
• מילוי מחדש
  בפתיחת אריזה שמרו על פתקית התוקף של המוצר, זאת בדגש על נקניקים, סלטים, דגים וגבינות. ופעלו לפי הוראות הוטרינר.

ניהול ההשמדות והחזרות באופן איכותי יסייע לנו לשלוט על המלאי הקיים בחנות וכן, על ההזמנה שתצטרכו לבצע. שליטה זו תסייע לכם להסביר את נתוני הפחת הקיימים ובהתאם להעלות את המכר.

ניהול השמדות

השמדה הינה פחת מוסבר. ביצוע השמדות מתבצע ברמה היומית, במסופון, על ידי מנהל המחלקה.

השלבים לביצוע השמדות:

• אספו סחורה פגת תוקף / קצוות שנותרו.
• שקלו וספרו על פי סיווג את הסחורה המיועדת להשמדה ותעדו את הנתונים במסופון.
• הפיקו תעודת השמדה ממערכת ה- SAP
• אשרו את תעודת ההשמדה ע”י חתימת מנהל הסניף / הסגן על גביה.
  

  * הזמנות טלפוניות- השתמשו בפלט שהופק מהמסופון ובצעו את ההזמנה למול כל ספק בהתאם לפלט.

• פנו את הסחורה והשמידו אותה

ביצוע השמדות באמצעות המסופון:

1. לחיצה על פעילות חנות

2. טיפול במחלקת טריות

3.תעודת השמדת טריות

4. פתיחת תעודת השמדה

5. מקלידים מספר פריט, כמות השמדה ו ’F2’

ניהול החזרות

ביצוע החזרות מתבצע ביום האספקה של הספק. את ההחזרות מבצע אחראי מחסן אל מול הספק.

• איספו סחורה פגת תוקף במהלך יום העבודה
• שקלו וספרו על פי סיווג את הסחורה המיועדת להחזרה ותעדו את הנתונים במסופון.
• פנו לפינת ההחזרות הניחו את הסחורה בפינת ההחזרות במקרר האחורי הרלוונטי (בשרי/חלבי).
  פינת ההחזרות צריכה להיות משולטת בסיווג לספקים השונים כך שלמחסנאי יהיה ברור היכן נמצאת ההחזרה של מכל ספק.
• עדכנו את המחסנאי- על ההחזרות הקיימות במקרר האחורי- מעתה המחסנאי אחראי לטפל בהחזרה מול הספק.
• וודאו סיום טיפול- מול המחסנאי וכי הספק הגיע ולקח את המוצרים המיועדים להחזרה.

אחד המרכיבים החשובים ביותר בניהול מחלקה היא היכולת לנהל מלאי בצורה מתוכננת וחכמה.
ניהול מלאי נכון מתייחס לשני גורמים: הזמנת הסחורה וניהול המלאי.

• הזמנת סחורה- את הסחורה הזמינו בכמות הנכונה למניעת חוסרים מצד אחד ולמניעת עודפים ופחת מהצד השני.
• ניהול מלאי– ניהול המלאי משפיע ישירות על מכירות המחלקה: מינימום פחת, מינימום סחורה מקולקלת, מינימום תקלות וטעויות בחיובים על סחורה נכנסת, מקסימום ניצול של שטחי האחסון והתצוגה וכן, העדר מחסור במוצרים מובילים.

שכחתם איך מחושבת המלצה להזמנה?
המלצה להזמנה מתבססת על 2 שאלות:

• מה קיים בסניף?
• כמה סחורה צריך?

דוגמא לחישוב המלצה להזמנה

מה השלבים לביצוע הזמנה?

1. בצעו את ההזמנה בהתאם לזמני השידור של הספקים.
2. הפעילו כמה שיקולים מקדימים- התייחסו לפרטים הבאים לגבי כל מוצר:

• מהו סוג המוצר?
  אורך חיי מוצר, מבצעים, פלנוגרמה, ימי אספקה, דו”ח דלי-רבי מכר, תלבושת חורף וקיץ
• מהי ההמלצה להזמנה במערכת?
  מלאי, מינימום, חיזוי מכר, ימי הזמנה ואספקה
• מי הספק?
  מי הספק, דרכי ההזמנה, שעות שידור

3. בצעו את ההזמנה בהתאם לזמני השידור של הספקים.

4. פנו לקלדנית / מנהל הסניף לאישור ושידור ההזמנה – הקלדנית תפיק פלט אישור הזמנה – תעדו אותו בקלסר ההזמנות.
*הזמנות טלפונית – השתמשו בפלט שהופק מהמסופון ובצעו את ההזמנה למול כל ספק בהתאם לפלט. לא בוצע ואת הזמנת הסחורה אני אעדכן בהתאם למה שיחליטו

מציאת שעות שידור של ספקים:

1. כנסו לשאילתת ימי הזמנה / אספקה ממחסן במערכת
2. הקישו את מספר הספק וסמנו וי

     לא זוכרים את מספר הספק? לחצו על הוי עם הפלוס מצד ימין ותפתח רשימת הספקים.

דו”ח דלי רבי מכר

1. תיפתח לכם רשימה של ימים ושעות הגעה של הספק לסניף

*ימי האספקה של הספקים שונים אחד מהשני, ולכן צריך לבדוק לפני איזה ימים ניתן לבצע הזמנה, קיימים ספקים שלא מגיעים בכל יום

ביצוע הזמנה במסופון

בחרו בסעיף 2 “פעילות החנות”

1. בחרו בסעיף 3 “הזמנות”
2. בחרו בסעיף 1 “המלצה חדשה להזמנה”
3. הזינו את מספר האיזור
4. עדכנו את ההזמנה לכל פריט עפ”י הצורך

כל מה שחשוב לדעת על ספירות מלאי במחלקת המעדניה.

• מתי מתבצעת ספירה? אחת לחודש ביום ראשון האחרון בסוף כל חודש.
• מה יספר? כל הסחורה במחלקה.
• כיצד תתבצע הספירה? שקלו וספרו את כל המחלקה עפ”י סוגי הסחורה באמצעות סריקה.
• תיעוד הספירה – כלל הספירה מוזנת למסופון.
• סגירת הספירה- נדרש לסגור את הספירה עד כשלושה ימים.

היערכות לספירה

שירות מלא

• בצעו שקילה מוקדמת של יחידות אריזה, הנמצאות במקרר האחורי.
• סדרו את הסחורה במקררים.
• בצעו השמדת סחורה שאינה ראויה למכירה.
• סגרו את כל התעודות הפתוחות (כניסה, החזרה).

שירות עצמי

• סדרו ויישרו את הסחורה במקררים.
• דאגו לניקיון המחלקה.
• וודאו קיומו של בר קוד מכירה על כל מוצר.
• מיינו את המוצרים לפי קודים ולפי סוג המוצר.
• השלימו פתקיות מדף לפי צורך.

מהלך הספירה

• בצעו את הספירה לפני פתיחת הסניף.
• ספרו את המוצרים במקום תצוגתם/ אחסונם (חדרי קירור, מחסן, מקררי תצוגה וכו’) כך שמוצר לא יכול להיספר מספר פעמים.
• ספרו את המוצרים על פי קוד כניסה – משקל פריטי (יש להקפיד על הקלדת המשקל הנכון).
• בצעו את הספירה באמצעות סריקת הפריטים במסופון.

לאחר הספירה

הפיקו את כל דוחות הבקרה:

• דו”ח הפרשי ספירת מלאי.
• דו”ח פריטים שלא נספרו.

הפיקו תובנות מניתוח דו”ח הפרשים בסיום הספירה
מציאת המוצרים עם הפחת הכספי הגבוה וטיפול מונע בהמשך החודש.

דו”ח הפרשי ספירת מלאי